Efektywna komunikacja na budowie a planowanie procesu – jak uniknąć opóźnień na budowie?
Autor
Marcin Kępa
Dyrektor Zespołu Realizacji w firmie SMAY Sp. z o.o.
Efektywna komunikacja w trakcie procesu budowlanego stanowi jeden z najważniejszych czynników wpływających na finalny sukces zadania, jakim jest realizacja projektu budowlanego. Dotyczy to każdej sfery realizacji, zarówno prac ziemnych oraz konstrukcji budynku, jak i montażu instalacji. Jako uczestnicy tego procesu każdego dnia otrzymujemy dziesiątki różnorodnych informacji, wiadomości e-mailowych, prowadzimy dziesiątki rozmów telefonicznych i osobistych. Jednocześnie musimy się zapoznać z ogromną ilością dokumentacji, raportów, a do tego mieć wiedzę inżynierską i znać przepisy Prawa budowlanego. Z tak wielką ilością danych i informacji do przetworzenia bardzo łatwo o popełnienie błędu.
Odpowiednia komunikacja na wszystkich etapach budowy oraz dbałość o dobre relacje pozwalają nie tylko ograniczyć liczbę błędów wpływających na opóźnienie inwestycji, ale również szybciej podejmować trudne i wymagające decyzji. To właśnie szybka, sprawna i szczegółowa komunikacja usprawnia współpracę na każdym etapie realizacji inwestycji i na każdym szczeblu hierarchii, bez względu na to, czy mówimy o relacji na linii inwestor– generalny wykonawca, czy o niższych szczeblach – podwykonawca i dodatkowy wykonawca branżowy (tzw. dalszy podwykonawca).
„Często, rozmawiając ze sobą, słuchamy swoich argumentów, ale tak naprawdę nie słyszymy, co do siebie mówimy.”
Skomplikowana struktura na budowie i konflikt o to, czyje decyzje są najważniejsze
Ostatnimi czasy bardzo modne i powszechne stały się stanowiska w procesie inwestycyjnym, które nie znajdują umocowania bezpośrednio w Prawie budowlanym. Są to: dyrektorzy budowy, kierownicy kontraktów, menedżerowie, koordynatorzy. Zatem kto kogo powinien słuchać? Kto powinien podejmować ostateczne decyzje i planować proces budowlany? Dyrektor kontraktu, który nie ponosi żadnej odpowiedzialności (w przeciwieństwie do kierownika budowy), a który często narzuca swoje decyzje kierownikowi budowy, mając na uwadze swoje wytyczne i cele? A może kierownik budowy – swego rodzaju kapitan dowodzący drużyną, w skład której wchodzą poszczególne firmy wykonawcze? Należy pamiętać, że do tego dochodzi jeszcze kwestia służb BHP czuwających nad bezpieczeństwem uczestników procesu budowlanego. Ich zwierzchnikiem jest również kierownik budowy. W tym miejscu komunikacja na budowie staje bardzo ważnym aspektem sprawnie zrealizowanej inwestycji.
Z praktyki wiemy, że na powyższe pytania nie ma jednoznacznej i prostej odpowiedzi. Bardzo różne struktury oraz rozmycie decyzyjności powodują wiele błędów i trudności z realizacją kontraktów. W kontekście Prawa budowlanego najważniejszą osobą jest jednak nie kto inny, tylko kierownik budowy, a także kierownicy poszczególnych robót. To na nich spoczywa największa odpowiedzialność prawna, są oni również obarczeni ryzykiem wielu kar przewidzianych przez ustawodawcę w przypadku popełnienia błędu w sztuce.
Skąd wzięła się funkcja kierownika budowy i dlaczego jest ona taka ważna? Wynika to przede wszystkim z procedur FIDIC wprowadzonych przez Międzynarodową Federację Inżynierów Konsultantów. Procedury te zaczęto wdrażać w krajowych procesach budowlanych po przystąpieniu do Unii Europejskiej, gdy w świetle regulacji europejskich wymagane było ich stosowanie przy prowadzeniu inwestycji finansowanych ze środków unijnych. Rozpoczął się wówczas proces implementowania międzynarodowych procedur do zasad zarządzania inwestycją, w tym przez wprowadzanie nowych uczestników, niebiorących dotąd udziału w procesie budowlanym. Nowi uczestnicy nie mieli jednak (i nadal nie mają) umocowania w przepisach budowlanych.
Zatem dziesiątki narad, setki wymienionych e-maili, pisma, które mają zmobilizować poszczególne podmioty do „szybszej” (ale czy lepszej?) pracy oraz ciągła rywalizacja pomiędzy poszczególnymi grupami i kierownikami powodują, że często, rozmawiając ze sobą, słuchamy swoich argumentów, ale tak naprawdę nie słyszymy, co do siebie mówimy. Do tego dochodzi stres wynikający z naglących terminów, nadmiar pracy i efekt jest taki, iż ten teoretycznie idealny byt, jakim jest struktura budowy wraz ze swoim kapitanem (tu pozostawiam do dyskusji, kto tak naprawdę nim jest), zaczyna się gubić i powodować coraz więcej zamętu i błędów.
Wiele słyszy się o tym, że Przemysł 4.0, obok rewolucji przemysłowej, jest również modnym hasłem marketingowym, a firmy, które oferują szeroko pojęte wsparcie we wdrożeniu go w fabryce, zbijają krocie na systemach informatycznych monitorujących wszelkie zasoby i zarządzających nimi. Przy tym koszty wdrożenia okazują się ogromne, a ich zwrot – nierealny. Jest w tym wiele prawdy, ponieważ stworzenie sieci połączeń między wszystkimi maszynami, stanowiskami roboczymi i stanowiskami komputerowymi oraz zbieranie setek, a nawet tysięcy często niepotrzebnych lub źle interpretowanych informacji nie prowadzi do uzyskania wymiernych korzyści. Nadmierną automatyzację również łatwo przewartościować. Zawsze też, gdy mamy do czynienia z czymś nowym, usłyszymy od ludzi, że stare było lepsze, lub zwyczajnie brakuje wiedzy i umiejętności, by poprawnie zinterpretować i wykorzystać informacje, które zdobywamy. Podejście każdej firmy do implementacji Industry 4.0 wewnątrz jej struktur powinno zatem być indywidualnie i mocno przemyślane jeszcze na etapie planowania inwestycji.
Brak odpowiedniego zarządzania czasem, technologią i zmiany nieadekwatne do projektu utrudniają pracę
Mimo że dysponujemy genialnymi programami tworzącymi wykresy, harmonogramy, grafy, wchodzimy w technologię BIM, terminy budowy nadal są często przekładane, a na niektóre istotne elementy pozostawiamy zbyt mało czasu, co powoduje stres i opóźnienia na – wydawałoby się – finalnym etapie, jakim jest odbiór budynku do użytkowania. Jako firma często uczestniczymy w tych ostatnich etapach budowy i obserwujemy trudności z zamknięciem inwestycji w punkcie, w którym w zasadzie powinna być mowa jedynie o dopięciu formalności. Jednak braki w komunikacji podczas całej budowy i pozostawienie zbyt małej ilości czasu na kalibrację urządzeń przeciwpożarowych powodują wiele problemów przy odbiorze. Pomiędzy projektem budowlanym a zakończeniem budowy podejmuje się często wiele decyzji, których celem ma być przyśpieszenie prac czy obniżenie kosztów inwestycji. Skutkują one tym, że powstały budynek bardzo różni się od projektu – a to może wywołać wiele trudności, których po prostu nie przewidziano w trakcie wdrażania zmian. Warto więc konsultować swoje zamierzenia z projektantem głównym i projektantami branżowymi, aby ci mogli przewidzieć liczne konsekwencje zmian. Pamiętajmy o efekcie motyla – występuje on również w branży budowlanej.
Komunikacja na budowie. Zaplanujmy więcej czasu na ochronę pożarową
Częstą przyczyną przesunięcia terminu odbioru inwestycji jest brak zgody Państwowej Straży Pożarnej na użytkowanie, ponieważ urządzenia przeciwpożarowe nie działają poprawnie lub są źle zainstalowane. Niestety w Polsce nadal pokutuje przekonanie, że ochrona pożarowa to zło konieczne, które jest narzucone przepisami prawa i tylko generuje dodatkowe koszty dla inwestora. Co prawda mamy coraz więcej świadomych inwestorów, korzystających z nowych rozwiązań, takich jak symulacje CDF czy wsparcie profesjonalnego biura projektowego, jednak to właśnie ten obszar bardzo często podlega tak zwanej optymalizacji kosztów lub spada na ostatnią pozycję wśród tematów, którymi należy się zająć na budowie. Na koniec firmy wykonawcze często nie potrafią uruchomić systemów, instalacje nie działają, a odpowiedzialność jest zrzucana na producentów zabezpieczeń.
Bardzo często w trakcie procesu budowy małą wagę przykłada się do kwestii związanych z instalacją i kalibracją systemów ochrony pożarowej, a bez ich sprawnego działania można nie uzyskać pozwolenia na użytkowanie od Państwowej Straży Pożarnej i odbiór budynku przesuwa się w czasie.
Do kanonu anegdot budowlanych zaliczyć można historie rozpoczynające się od słów: „Przychodzi strażak na budowę…”. Panika, bo zapomnieliśmy o systemach przeciwpożarowych, a jutro przychodzi straż pożarna, jest nagminna. Pozostaje zadać sobie pytanie, czy tak powinno to wyglądać. A przecież wystarczyłoby zaplanować odpowiednio więcej czasu na przeprowadzenie kalibracji urządzeń pożarowych, a w razie trudności skorzystać z pomocy technicznej dostawców rozwiązań. Podobnie jak nasza firma oferują oni pomoc doradczą na każdym etapie inwestycji: sprawdzają poprawność wykonania projektu, modyfikują go, optymalizują oraz kalibrują urządzenia przed odbiorem.
Szanowni uczestnicy procesu inwestycyjnego – skoro poświęcamy tyle czasu na cotygodniowe narady, dzienne oraz tygodniowe raporty, zadbajmy również o rzetelność oraz komunikację na budowie na właściwym poziomie, tak aby uszanować pracę każdej grupy: nie tylko murarzy i tynkarzy, ale również instalatorów oraz ekip rozruchowych, które chcą z pełną odpowiedzialnością złożyć podpisy pod protokołami potwierdzającymi poprawność wykonania prac i sprawność instalacji. Wierzę, że to zagwarantuje sukces każdego, nawet najtrudniejszego zadania. A to przełoży się na lepszy wynik finansowy budowy i mniejszą liczbę nieodebranych w terminie obiektów.
Dostarczamy na rynek nową jakość.
Korzystaj z modeli BIM i biblioteki Revit SMAY!
Korzyści z korzystania z bibliotek SMAY:
- Eliminacja błędów projektowych podczas tworzenia modeli instalacji.
- Trzy poziomy szczegółowości w widoku 3D.
- Generacja kodu produktu celem stworzenia zestawienia i kosztorysu instalacji.
- Szczegółowe instrukcje dotyczące poprawnego korzystania z bibliotek.
- Swobodna wymiana aktualnych informacji pozwalająca w pełni kontrolować projekt.